Wie man ein Büro effizient und effektiv verkleinern kann

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Verkleinerung von Büroflächen während der COVID-19 Pandemie

 

Die Welt ist im stetigen Wandel. Sie verändert und entwickelt sich ständig weiter. Als Teil dieser Entwicklung, haben wir enormes Wachstum erlebt und Entwicklungen in der Arbeitskultur vieler Firmen beobachtet, die durch eine Vielzahl von Faktoren ausgelöst wurden. In diesem Moment ist die COVID-19 Pandemie ein Faktor, der die Arbeitskultur nachhaltig beeinflussen wird.

 

In dieser Situation denken viele Unternehmen darüber nach, ihre Büros zu verkleinern. Die Verkleinerung von Büros ist eine Entscheidung, die die Arbeitskultur maßgeblich beeinflusst. Viele Unternehmen verkleinern ihre Fläche, um Kosten zu sparen. Jedoch gibt es auch Firmen, die Reduzierungsmaßnahmen im Rahmen von Umstrukturierungen durchführen oder um ihre Effizienz zu erhöhen. Der Verkleinerungsprozess kann langwierig und mühselig sein, jedoch haben wir unsere Top Tipps zusammengestellt, die diesen Prozess erleichtern können. Hier sind einige Fragen, die bei der Entscheidung, ob eine Flächenreduzierung sinnvoll ist, wichtig sind:

Wie viel Bürofläche benötigt man wirklich?

Es ist wichtig zu verstehen, wie man Flächen richtig nutzt. Auf Zusatzräume, wie Aufenthaltsräume, große Küchen und zusätzliche Konferenzräume kann meist verzichtet werden. Ungenutzte Räume können mit Hot-Desks, Steharbeitsplätzen oder festen Arbeitsplätzen gefüllt werden, um diese effizient zu nutzen. Workplace Consultants können bei der Planung helfen, wenn die Expertise im Unternehmen fehlt. Hier kannst du nachlesen, wie Hot Desking funktioniert.

 

Nicht genutzte Möbel, Elektronik, Dokumente, usw. können in externen Lagerstätten untergebracht werden. Um diesen Prozess effektiver zu gestalten, können digitale Speicherlösungen für Dokumente eingeführt werden und ungenutzte Möbel und Elektronik verkauft werden. Mit diesen Maßnahmen lässt sich eine signifikante Reduktion der benötigten Fläche erreichen. 

Was geschieht mit dem laufenden Mietvertrag?

Wenn du dein Büro verkleinern möchtest, kannst du entweder ein kleineres Büro mieten oder die Fläche deines jetzigen Büros reduzieren. 

Solltest du darüber nachdenken, ein kleineres Büro zu mieten, ist es wichtig mit deinem Vermieter über die Situation zu sprechen und deinen Vertrag, wenn möglich, zu kündigen. Falls die Kündigung nicht möglich ist, kannst du dein Büro untervermieten. Unterstützung bei der Suche nach einem geeigneten Untermieter findest du bei Maklern oder bei deinem Vermieter. 

Wenn du deinen Vertrag beibehalten möchtest, aber nur einen Teil der Fläche für dein Unternehmen nutzen möchtest, kannst du den übrigen Teil auch untervermieten. In Deutschland ist dies eine gängige Praxis bei gewerblichen Flächen. 

Bürofläche reduzieren - Eine Strategie um Geld zu sparen oder Produktivität zu fördern?

Büroflächenreduktion ist nicht immer eine gute Lösung für Unternehmen. Obwohl es heutzutage viele Unternehmen gibt, die über das Internet geführt werden, hat nicht jedes Unternehmen diese Möglichkeit. Wenn du viele Kunden persönlich triffst oder eine komplizierte technische Infrastruktur benötigst, ist es nicht sinnvoll, deine Fläche zu reduzieren. Es ist dabei sehr wichtig zu verstehen, welche Auswirkungen die Flächenreduktion auf das Unternehmen als Ganzes hat. Dabei kann sie eine wichtige Rolle für die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter spielen. Wenn du deine Fläche reduzieren möchtest, gibt es einige Dinge zu beachten. 

 

  • Transparente Kommunikation - Kläre dein Team über die Ziele auf, die mit der Flächenreduktion erreicht werden sollen. Dabei ist es wichtig, über die Erwartungen der Mitarbeiter und über die Gründe für diese Entscheidung offen zu sprechen. Das hat Einfluss auf die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter.

  • Ein flexibles Team aufbauen -  Bei der Reduktion der Arbeitsfläche, kann man mehr Mitarbeitern die Möglichkeit geben, im Homeoffice zu arbeiten. Damit kann die Flächenaufteilung weiter optimiert werden. Ermutige deine Mitarbeiter, diese Möglichkeit zu nutzen und stelle notwendiges Equipment zur Verfügung, um das produktive Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Wenn du Informationen darüber benötigst, wie man ein produktives Arbeitsumfeld im Homeoffice schafft, dann schau dir diesen Blogbeitrag an. 

  • Der richtige Zeitpunkt - Wie mit allem, ist auch bei einer Reduktion der Bürofläche das richtige Timing wichtig für den Erfolg. Es gibt Szenarien, in denen eine langfristige Planung einer solchen Maßnahme nicht möglich ist, jedoch sollte eine solche Änderung des Arbeitsumfeldes am besten mit einer langen Vorlaufzeit geplant werden. 

 

 

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