How to Hotdesk: Wie funktioniert Hotdesking am besten?

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Letztes Jahr haben wir unser gesamtes Team von festen Schreibtischen zu Hotdesks verlegt, um nicht genutzte Arbeitsplätze zu reduzieren und den dadurch gewonnen Platz anderweitig zu nutzen. Hier sind die Gründe, warum wir uns dazu entschlossen haben und wie wir das Vorhaben umgesetzt haben. 

 

Das Warum

Mehr Platz 

Wir hatten ein Büro, in dem 45 Schreibtische für unser 45-köpfiges Team zur Verfügung standen. Als wir jedoch das Tool Peakon zur Mitarbeiterbindung einführten, fanden wir heraus, dass unser Team unzufrieden damit war im Büro nicht genügend gemütliche Flächen zu haben. D.h. es fehlten unseren Mitarbeitern zum Beispiel gemeinschaftliche Arbeitsräume, gemütliche Sitzgelegenheiten oder ein abgeteilter Essbereich – und sie hatten recht! In unserem Büro gab es nur funktionale Schreibtische. Wer zu Mittag essen wollte, musste das außerhalb der Büroräume machen oder an seinem eigenen Schreibtisch. Diejenigen, die in Gruppen arbeiten wollten, hatten dafür keinen separaten Bereich zur Verfügung und mussten sich im Stehen besprechen.

 

Also war es unsere Aufgabe mehr Abwechslung in unser Büro zu bringen: Gemeinsame Tische, Sofas, ein Essbereich und andere Gemeinschaftsbereiche sollten geschaffen werden. Da wir aber unsere monatlichen Ausgaben für Büroräume nicht erhöhen wollten, mussten wir mehr Platz innerhalb unserer vorhandenen Fläche schaffen. Wir stellten fest, dass zu jedem Zeitpunkt mindestens 30 % unserer Schreibtische unbesetzt waren. Dieser Platz war vergeudete Fläche. 

 

Die Ordnung 

Da wir nur Schreibtische hatten und keine Regale oder ähnlichen Aufbewahrungsraum, musste unser Team seine persönlichen Gegenstände auf den Tischen lagern. Viele Unternehmen bemühen sich um eine "Clean-Desk-Policy". Dies war allerdings nicht so einfach umzusetzen: Wenn man sich einmal daran gewöhnt hat, seine Utensilien auf dem Schreibtisch zu lagern, kann man genauso gut Papierkram stapeln und seine benutzten Tassen oder andere Dinge einfach stehen lassen. Unser Büro war ein Chaos. Auf jedem Schreibtisch sammelten sich Gegenstände an von denen die meisten nie genutzt wurden (Das verräterische Zeichen dafür, dass die Gegenstände unnütz waren). Wir mussten also auch dieses Problem lösen. 

 

Cliquen und Politik 

In jedem Raum gibt es gute und schlechte Arbeitsplätze. Jeder sitzt gerne in der Nähe von Fenstern, viele mögen es nicht, wenn jemand auf ihren Monitor schauen kann.  Andere wiederum möchten in der Nähe des Chefs sitzen oder doch lieber weit weg. Feste Schreibtische bedeuten, dass jemand dauerhaft an dem schlechtesten Schreibtischplatz sitzt, aber auch, dass ein anderer permanent den besten Schreibtisch hat. Warum sollte eine Person immer den besten Schreibtisch haben? Auf diese Frage haben wir nie die passende Antwort gefunden, um dieses System zu rechtfertigen.



Das Wie 

Die Mathematik 

Zuerst mussten wir herausfinden, wie viele Schreibtische wir tatsächlich brauchen, das ist dann zum Teil Mathematik und zum anderen auch Schätzen. Im Durchschnitt sind etwa 20 % des Teams eines Unternehmens im Urlaub oder krank. Wir schätzten dann noch, dass etwa 20 % unseres Teams jeden Tag entweder außer Haus war oder von zu Hause aus arbeitete. Dadurch ergibt sich: 1 x 0,8 x 0,8 = 64 %. 

 

Daher entschieden wir uns dazu, etwa ⅓ unserer Schreibtische zu entfernen. Für ein Team von 45 Personen würden wir also nur ein Büro mit 30 Schreibtischen benötigen. 

 

Die Lagerung

Menschen haben auch am Arbeitsplatz persönliche Gegenstände, daran führt kein Weg vorbei. Wenn wir also unseren Mitarbeitern ihren persönlichen  Schreibtisch wegnehmen, müssen wir dafür eine andere Lösung finden. Die beliebteste Lösung bei Hotdesking-Firmen sind dafür Spinde. Jeder Person muss ein Spind zur Verfügung gestellt werden, in dem sie ihr Hab und Gut aufbewahren kann. Dies ist von entscheidender Bedeutung um zu verhindern, dass die besten Schreibtische "kolonisiert" werden. 

 

Wir haben uns für eine kostengünstige Option entschieden, nämlich die Verwendung von Kallax-Bücherregalen mit Kasteneinsätzen. Diese erfüllen ihre Aufgabe und bieten den zusätzlichen Vorteil, dass sie als Raumteiler fungieren können. 

 

Die Regeln

Der schwierigste Teil des Projektes war die Umsetzung in die Praxis. Wir haben dem ganzen Team die neue Struktur sowie das Warum und die Umsetzung ausführlich erklärt. Aber 8 Stunden später hatten alle wieder ihre Habseligkeiten auf den Schreibtischen verstreut und waren nach Hause gegangen. Das ist ein großes Problem beim Hotdesking, denn wenn man seine Sachen auf dem Schreibtisch liegen lässt, reserviert man diesen indirekt. Niemand sonst kann dort sitzen, denn dafür müssten die Habseligkeiten eines anderen verlegt werden.

 

Die Lösung bestand für uns darin, strengere Regeln einzuführen. Am zweiten Tag führten wir eine "Clean-Desk-Policy", also eine Richtlinie für aufgeräumte Schreibtische, ein. Alles, was über Nacht auf den Schreibtischen lag, wurde am nächsten Morgen weggeräumt. 

 

Diese Entscheidung kam beim Team nicht gut an: Wir bekamen oft die Rückmeldung, dass die Mitarbeiter "viel Zeit" damit verbringen würden, ihren Schreibtisch jeden Tag aufzubauen und abzuräumen. Dieses Problem wurde mit einer Vorführung während unseres nächsten Team-Meetings angegangen. Dort haben wir gezeigt, dass es sich zwar wie eine lange Zeit anfühlt, aber die Leute in Wirklichkeit weniger als 90 Sekunden am Anfang und am Ende jedes Tages damit verbrachten, ihren Schreibtisch einzurichten. So konnten wir das gesamte Team davon überzeugen, dass es diese Zeit wert war, schöne saubere Schreibtische im Büro zu haben und die Beschwerde verschwand. 

 

Die Ausrüstung

Wir müssen noch erwähnen, dass dies nur funktionieren kann, wenn man im gesamten Unternehmen über eine ähnliche Ausrüstung verfügt. Bei uns hat jedes Teammitglied den gleichen Monitor, d.h. man braucht nur einen Adapter der zum Laptop passt. Auch die Schreibtische und Stühle waren alle gleich. 

 

Die Schlussfolgerung 

15 Schreibtische haben wir entfernt und konnten so den gewonnenen Raum anders und für alle besser nutzen: Wir haben nun einen Tisch für 4 Personen für Besprechungen und Mittagessen, einen privaten Besprechungsraum für 6 Personen und einen Lounge-Bereich mit Sofa, Fernseher und Playstation. Die neuen Möglichkeiten werden gerne genutzt und durch diese Veränderung fühlt sich das gesamte Büro direkt lebenswerter an.

 

Auch die Clean-Desk-Policy ist ein großer Erfolg geworden, sogar noch über die einzelnen Arbeitsplätze hinaus. Da unsere Schreibtische nun aufgeräumt sind und professionell aussehen, achtet das Team darauf, auch den Rest des Büros so zu behandeln. 

 

Zu Beginn der Umsetzung hatten wir dem Team versprochen, dass wir am Ende einer einmonatigen Testphase abstimmen, wie wir mit dem Hotdesking weiter verfahren und nach einstimmigem Wunsch sogar zur alten Büroorganisation zurückkehren würden. Wir haben die Abstimmung durchgeführt und ein einstimmiges Votum erhalten: Alle Mitarbeiter haben für die neue Methode gestimmt! 

 

 

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Photo by Ant Rozetsky on Unsplash