So bist du produktiver im Büro

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Wenn du deine Arbeitszeit effizienter und produktiver gestaltest, profitierst du langfristig von vielen Vorteilen. Wie du deine Zeit besser nutzt.

 

Man kann in fast allen Lebenslagen produktiv sein; Egal ob beim Einkaufen, Kochen, Aufräumen oder während der Arbeit. Wenn du deine Arbeitszeit effizienter und produktiver gestaltest, wirst du langfristig davon profitieren - durch mehr verfügbare Zeit, weniger Stress und bessere Organisation. Du wirst auch zufriedener sein, was für dich natürlich toll ist, aber auch dein Umfeld positiv beeinflusst. Falls du eine Führungskraft bist, stellst du dir vielleicht die Frage, wie du die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter verbessern kannst, dann lies hier unsere Top Tipps nach. 

 

Sei effizient 

Hört sich einfach an, oder? Das ist es aber oft nicht! Sortiere deine Dokumente und Notizen so, dass du nach nichts mehr suchen musst. Schreibe dir Monatliche, Wöchentliche und Tägliche Ziele auf, damit du weißt, was du erreichen möchtest. Wenn du die Möglichkeit hast, dann delegiere unwichtige oder einfache Aufgaben an andere. 

 

Sei organisiert 

Plane am Abend schon, was du am nächsten Tag erzielen willst. In den ersten 30 Minuten des Tages kannst du diesen Plan dann nochmal überarbeiten, anschauen und strukturieren. Vielleicht macht es Sinn, alle Telefonate nacheinander zu führen? Oder Zeitblocks für E-Mails im Kalender zu haben? So wissen deine Kollegen/Innen, wann du Zeit hast, und wann sie Dich in Ruhe lassen sollten. Neue Trends wie "Inbox Zero", die Kunst immer eine leere E-Mail Inbox zu haben, können mehr Zeit in Anspruch nehmen als sie tatsächlich sparen [1]! Teste lieber Tools und Workarounds wie Regeln für E-Mail-Management, die automatisiert alle Newsletter in einen Ordner ablegen, interne Nachrichten in einen anderen und Kalendereinladungen in einen dritten Ordner schieben.

 

Habe das richtige Werkzeug

Um richtig arbeiten zu können, brauchst du das richtige Equipment - das steht außer Frage. Es muss ein guter Laptop her, wenn du viel in Excel oder PowerPoint arbeitest. Solltest du oft mit anderen Kollegen kollaborieren, macht es Sinn, Software wie Google Drive zu nutzen, in der alle gleichzeitig auf dem selben Dokument arbeiten können. Für bessere, schnellere und organisierte Kommunikation hilft Slack, ein innovatives Kommunikationstool in dem keine Nachricht mehr verloren geht. Die meisten dieser Applikationen bieten sogar eine kostenfreie Version, so kann jedes Team davon profitieren! Am besten probierst du mit deinem Team verschiedene Programme aus, um eine informierte und bessere Entscheidung zu treffen. So findet ihr die Option, die am besten zu euch passt.

Finde die richtige Balance 

Natürlich macht es keinen Sinn, das Handy auszumachen oder gar zu Hause zu lassen. Jedoch macht es noch weniger Sinn, alle vier Minuten das Handy zu checken, oder durch Instagram zu scrollen. Mit Methoden wie Pomodoro lassen sich einfach ablenkungsfreie Zeiten setzen. Nach 25 Minuten Arbeit gibt es fünf Minuten Pause, in denen du machen kannst, was du willst. Durch eine solche Organisation kannst du dich besser konzentrieren und bist über den Tag hinweg motivierter.

 

Setze Standards für deine Arbeit

Wann ist deine Arbeit gut genug? Egal, ob du das selbst entscheidest, oder ob das jemand anderes für Dich macht: Denke darüber nach, wann etwas für Dich gut genug ist. Achte darauf, dass Basics wie das Schreibformat, Farben und Papiergröße immer gleich sind und erweitere von da aus deine Standards. Wenn du oft an Spreadsheets arbeitest, dann nutze Farben, damit sie ein Dritter besser versteht. Wenn du im Kundendienst arbeitest, dann schreibe akkurate Berichte über jede Beschwerde und verfolge, wie oft jedes Problem auftaucht. Vielleicht kannst du so helfen, das Produkt mit deiner individuellen und einzigartigen Information zu verbessern. 

Sei im richtigen Umfeld 

Das richtige Umfeld ist das A und O. Wenn dein Arbeitsplatz dunkel, grau und alt ist, wird das auch in deiner Arbeit widergespiegelt [2]. Um am besten arbeiten zu können, benötigst du Licht, helle Wände und einen aufgeräumten Schreibtisch . Hilfsmittel wie ein “Sit/Stand Desk”, also ein Schreibtisch, an dem du sowohl sitzen als auch stehen kannst oder ein ergonomischer Stuhl, machen schon einen großen Unterschied! Wenn du ein neues Büro suchst, beginne gerne deine Suche hier! Wir helfen dir mit privaten, sowie flexiblen Büroflächen, um deinen optimalen Arbeitsplatz zu finden. Selbst mit Innenausstattung können wir behilflich sein, also melde Dich gerne! Vielleicht stehst du auch noch am Anfang deiner Suche und überlegst, welche Büroart zu dir und deinem Team passen könnte. Für diesen Fall, haben wir die verschiedenen Büroarten und deren Vorteile hier beschrieben.

 

 

 

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Fußnoten & Referenzen:

[1] https://medium.com/swlh/inbox-zero-is-a-waste-of-time-dea2421b7f0

[2] https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1877705811029730