Sicherer Büroalltag während Covid-19

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Sieh dir nachfolgend die Aufzeichnung zum Webinar an und erfahre, was Unternehmen dafür tun, um einen sicheren Büroalltag während Covid-19 zu gestalten

 

Sicherer Büroalltag während COVID-19

Seit Ausbruch der Corona-Krise stehen viele Büros leer. Die Belegschaft arbeitet zum Teil oder sogar komplett von zu Hause aus. Diese Maßnahmen dienen zum Schutz der Mitarbeiter und vor einer schnelleren Ausbreitung des Virus. Doch mit der voranschreitenden Lockerung der Social Distancing Maßnahmen, kommt der Wunsch auf, auch im Arbeitsalltag wieder zur “Normalität” zurückzukehren und in den Büroalltag zu starten. Wie kann das aber auf eine sichere Art und Weise geschehen? Das war Thema des zweiten Ophigo Webinars im Mai. 

 

Im ersten Webinar haben wir über die Auswirkungen von Covid-19 auf den Büromietmarkt gesprochen. Schau dir hier die Aufzeichung an. 

 

Um diese Frage zu beantworten, haben wir mit Vertretern des Co-Working Anbieters, WeWork, dem Immobilienberatungsunternehmen, Aareon und dem Immobilieninvestment Unternehmen, Nuveen gesprochen. Unsere Gäste waren Frederic Leisibach Detjen (WeWork), Andreas Rütz (Aareon) und Christina Horstkott (Nuveen). In ihrer jeweiligen Position kümmern sie sich um die Büroorganisation und finden Lösungen für eine sichere und produktive Arbeitsatmosphäre im Büro. Bianca Nausedat hat das Webinar moderiert und aus Ophigos Perspektive gesprochen.

 

Ziel des Webinars war es, herauszufinden, wie die Gäste des Webinars die Rückkehr ins Büro für Mitarbeiter und Kunden sicher und produktiv gestalten, welche Herausforderungen ihnen dabei begegnet sind und wie sie diese gelöst haben. Dabei gelten für alle selbstverständlich die Abstands- und Hygienebestimmungen, die im Rahmen des Covid-19 Ausbruchs verpflichtend eingeführt wurden. Im Folgenden haben wir die Erkenntnisse des Webinars für Sie zusammengefasst. Weiter unten finden Sie die Aufzeichnung des Webinars in voller Länge. 

Zeit, ins Büro zurückzukehren

Nach 8 Wochen im Homeoffice hat Ophigo begonnen, eine Rückkehr ins Büro für die Mitarbeiter eingeleitet. Nach der langen Zeit ohne persönlichen Kontakt, war der Wunsch groß, in Gemeinschaft zu arbeiten und die Kollegen wieder zu sehen. Bei Ophigo spielt der Zusammenhalt im Team eine große Rolle. Durch die Arbeit im Homeoffice hat der Kontakt zwangsläufig abgenommen und um dem entgegenzuwirken, wurden virtuelle Teamabende organisiert. Die wurden jedoch aufgrund der schon erhöhten Anzahl von Meetings nicht so gut angenommen. Da kam die Idee auf, Tage zu haben, in denen sich wenigstens die einzelnen Teams im Büro zusammensetzen können. 

Abstandsregeln einhalten

Die Unternehmen sind dazu gezwungen, die Raumkapazitäten in ihren Büros zu reduzieren, um die Abstandsregeln einzuhalten. Ophigo hat die Bürokapazität halbiert und den einzelnen Teams feste Bürotage zugewiesen, in denen sich die entsprechenden Kollegen im Büro treffen können. WeWork hat in den Gemeinschaftsräumen Markierungen eingeführt, die anzeigen welche Plätze genutzt werden dürfen, um genügend Abstand zwischen den Mitgliedern zu wahren. Veranstaltungen werden seit dem Ausbruch von Covid-19 in den Räumlichkeiten weiterhin nicht durchgeführt, um größere Ansammlungen zu vermeiden. Weiterhin wurden Laufwege in eine Richtung markiert, um Begegnungen auf dem Flur möglichst zu meiden. Für WeWork war es dabei eine Herausforderung, Lösungen zu finden, die Distanz zwischen den Mitgliedern bringen soll, da es dem Leitgedanken widerspricht, die WeWork-Community zusammenzubringen. Dieser Leitgedanke spiegelt sich in der Raumgestaltung bei WeWork wieder und wurde durch Covid-19 aufgebrochen. Um dies auszugleichen und den Mitgliedern trotzdem die Möglichkeit zu geben, miteinander zu interagieren, wurden virtuelle Veranstaltungen eingeführt. 

Die Rolle der Kommunikation

Spätestens durch die Arbeit im Homeoffice, ist klar geworden, wie wichtig es ist miteinander zu kommunizieren. Die Webinargäste haben dabei durchweg von ihrer positiven Erfahrung gesprochen. Bei Aareon wurde beispielsweise die Frequenz der Nachrichten gelobt, mit der über Maßnahmen informiert wurde. Dadurch wusste jeder Mitarbeiter, welche Änderungen auf ihn/sie zukommen. Christina Horstkott hat diesen Aspekt bei Nuveen auch hervorgehoben und zusätzlich die Bereitstellung von Zusatzmaterial rund um das Thema Organisation und Wohlbefinden im Homeoffice von der Londoner Zentrale gelobt. Das habe vielen Mitarbeitern dabei geholfen, die Zeit im Homeoffice besser zu nutzen.

 

Die Abstimmung in den Teams ist im Homeoffice wichtiger geworden, da die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Arbeitszeiten an ihre Bedürfnisse anzupassen. Herr Rütz hat in seinem Team festgestellt, dass die Kollegen zu sehr unterschiedlichen Zeiten arbeiten, was die Koordination von Meetings erschwert hat. So musste bei Meetings neu geprüft werden, ob es zeitlich für alle Parteien passt oder ob das Meeting ggf. verlegt werden sollte. 

Administrativer Aufwand

Bei Nuveen ist die Homeoffice Regelung noch aktuell und es ist nicht vorgesehen, dass Mitarbeiter, bis auf eine kleine Notbesetzung, im Büro arbeiten. Möchte ein Mitarbeiter im Büro arbeiten, so muss dies vorher beantragt und genehmigt werden, was den administrativen Aufwand für alle Beteiligten erhöht. Das gleiche gilt auch für innerdeutsche Geschäftsreisen des Vertriebsteams, die auch nur ein Ausnahmefällen erlaubt sind. 

Zukünftige Maßnahmen

Während bei WeWork, Aareon und Ophigo die Mitarbeiter zumindest tageweise ins Büro zurückkehren können, sieht das bei Nuveen noch anders aus. Da ist ein Konzept für die Rückkehr noch in Planung.  Welche Maßnahmen darauf folgen, ist dabei noch offen. Die Arbeit im Homeoffice wird vermutlich eine noch größere Rolle spielen, um die Raumkapazitäten dauerhaft zu verringern und einen angemessenen Abstand zwischen den Mitarbeitern sicherzustellen. Tipps zur effizienten Arbeit im Home Office findest du hier.

Das Webinar:

 

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Unsere Gäste: 

  • Frederic Leisibach-Detjen, Portfolio Director bei WeWork
  • Christina Horstkott, Office Manager bei Nuveen
  • Andreas Rütz, Bereichsleiter Fleet and Facility Management bei Aareon

 

Bianca Nausedat, Business Development Manager bei Ophigo moderiert das Webinar. 

 

Dauer: 43 Minuten