Shared desks - Wie Sie Ihre Bürofläche effizienter nutzen

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Die Arbeitsplatzplanung ist für Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt nach der COVID-Pandemie. Die Pandemie hat nicht nur die Art und Weise wie Unternehmen arbeiten beeinflusst, sondern auch die Kultur und wie Teams intern aufgebaut sind. Während viele Technologieunternehmen versuchen, sich zunächst als Remote-Unternehmen zu etablieren, erwägen andere Unternehmen, ihre vorhandenen Büroräume zu reduzieren und sie effizienter und effektiver zu nutzen. Wie Sie Ihre Büroflächen grundsätzlich reduzieren können, erfahren Sie in unserem Blog hier.

 

Je nach Branche und Art des Unternehmens werden für die Optimierung der Unternehmensressourcen verschiedene Faktoren in Betracht gezogen. Zur Einsparung von Kosten ist die Optimierung der Bürofläche einer der entscheidendsten Faktoren. Zwar gibt es verschiedene Ansätze, wie Mietkosten reduziert werden können, aber die einfachste Lösung ist die Einführung von Shared Desks, oder auch Desk Sharing genannt.

 

Hier finden Sie zum Beispiel ein Bericht von JLL, einem der größten Gewerbeimmobilien-Unternehmen der Welt. Der Bericht enthält gesammelte Daten von über 100 Unternehmen und eine visuelle Analyse der Büroraumnutzung in Abhängigkeit von der Branche des Unternehmens. Nach Durchsicht dieser Berichte hat Ophigo festgestellt, dass die durchschnittliche Belegungsrate eines Schreibtischs etwa 45-50% beträgt. Vor diesem Hintergrund stellen sich einige Fragen: 

 

  • Können es sich Unternehmen leisten, eine so große Menge ungenutzten Raum zu finanzieren?
  • Wird das von den Unternehmen überhaupt schon als Problem betrachtet oder zur Kenntnis genommen?
  • Haben die Unternehmen schon darüber nachgedacht, wie sie dieses Problem lösen können?

 

 

 

Das Problem

Ihr Schreibtisch ist nicht der ideale Ort, um alle Ihre Aufgaben effizient zu erledigen. 

Normalerweise sitzt niemand 8-9 Stunden am Schreibtisch um durchgehend zu arbeiten. Die Mitarbeiter brauchen Pausen, also gehen sie in den Kaffeebereich. Sie haben Besprechungen, also gehen sie in die Besprechungsräume. Sie sprechen mit Kollegen im Gemeinschaftsbereich, sie sitzen in Brainstorming-Sitzungen in den Konferenzräumen oder an noch anderen Orten um ihre Arbeit zu erledigen.

 

Bei dieser Arbeitsweise  ist es sehr wahrscheinlich, dass 30% oder mehr des Arbeitstages nicht am Schreibtisch verbracht wird. Dies ist ein gutes Zeichen für eine flexible Büroeinteilung durch das Unternehmen, denn es stellt sicher, dass es ein abwechslungsreiches, komfortables Umfeld für die unterschiedliche Aufgaben seiner Mitarbeiter bietet. Aber in diesem Fall nutzt das Unternehmen den Büroraum nicht effizient aus. 

Es sind nie 100% aller Mitarbeiter vor Ort.

Statistiken zeigen, dass selten 100% der Mitarbeiter im Büro sind. Dies ist einfach durch Krankheitsausfall, Urlaub oder auch durch Arbeiten im Homeoffice bedingt. 

 

Auch in einer solchen Situation können Sie einige oder alle Schreibtische in Shared Desks umwandeln. Auf diese Weise nutzen Sie den Raum effizienter, indem Sie die Gesamtfläche reduzieren. Ihre gemietete Bürofläche kann so verkleinert und Fläche beispielsweise für die Untervermietung freigemacht werden.

 

Die wirtschaftlichen Auswirkungen

Leere Schreibtische in einem Büro sind ein Zeichen für die in dem Unternehmen erlaubten flexiblen Arbeitsformen. Das ist positiv im Sinne von freier Arbeitszeiteinteilung und der Möglichkeit vom Homeoffice aus zu arbeiten. Aber aus wirtschaftlicher Perspektive ist es keine gute Lösung.

 

Die bessere Lösung

Shared Desks - Geteilte Schreibtische

Ein Konzept, bei dem die Anzahl der Schreibtische geringer ist als die Zahl der im Unternehmen beschäftigten Personen. Das Büro umfasst dann nur noch Konferenzräume, Gemeinschaftsbereiche, wenige feste Schreibtische und zum Großteil gemeinsam genutzte Schreibtische. Die verfürgbaren Arbeitsplätze werden also geteilt (eng. shared), worduch es zum Begriff Shared Desk kommt. Diese Mischung ermöglicht eine flexible Arbeitsumgebung und spart gleichzeitig Platz und somit Kosten für das Unternehmen. 

 

Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass beim Shared Desking nicht zwei Mitarbeiter zur gleichen Zeit an einem Schreibtisch sitzen, was sich negativ auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirken würde. Shared Desks funktionieren vielmehr nur mit einer Homeoffice-Politik. Wenn täglich ca. 50% der Mitarbeiter nicht physisch im Büro sind - wegen Krankheit, Urlaub oder Homeoffice - reicht die Hälfte der Arbeitsplätze aus: Zwei Mitarbeiter wechseln sich mit der Nutzung eines Schreibtisches ab. Die Nutzung von Shared Desks im Büro ermöglicht es den Mitarbeitern, die Schreibtische zu nutzen, wenn sie im Büro sind und reduziert so die Anzahl der ungenutzten und leerstehenden Schreibtischen. 

 

Das Unternehmen verfügt nun über zusätzlichen Raum, der zur Reduzierung der Kosten untervermietet werden kann. Das Unternehmen kann auch langfristig zu einer Vereinbarung mit dem Vermieter kommen und die angemietete Bürofläche insgesamt reduzieren.

 

Das Konzept der Shared Desks trägt somit zu einer effizienten Nutzung der Bürofläche bei.

 

 

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