Probleme beim Mieten einer Bürofläche? Ophigo löst sie!

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Eine Bürofläche zu mieten ist keine einfache Aufgabe. Der Prozess variiert je nach Art des Unternehmens, der damit verbundenen Anforderungen und der dafür verantwortlichen Person. Große Organisationen haben eigene Mitarbeiter oder gar ein ganzes Team dafür, die sich um das Management von Büroflächen kümmern, während in kleinen oder mittelgroßen Unternehmen die Personalabteilung, der Assistent der Geschäftsführer oder die Geschäftsführer selbst diese Verantwortung zusätzlich zu ihren normalen Aufgaben übernehmen.

 

Bei der Suche nach einer geeigneten Bürofläche zur Anmietung sind viele Parteien beteiligt, die Projektschritte sind aber grundsätzlich dieselben: 

 

  1. Listen Sie Ihre Anforderungen auf
    Die Auflistung der Anforderungen an die anzumietende Bürofläche ist sehr wichtig, da der gesamte nachfolgende Prozess davon abhängt. Die Anforderungen können je nach Art des Unternehmens detailliert und sehr spezifisch sein. Ein Beispiel: Ein IT-Unternehmen, das einen bestimmten Serverraum sucht, oder ein medizinisches Labor, das einen Raum mit wenig Licht benötigt.

  2. Recherchieren Sie den Markt
    Nachdem der Mieter die Anforderungen definiert hat, muss er die richtigen Büroangebote entweder auf einer digitalen Plattform oder über externe Beteiligte finden, d.h. über verschiedene Makler oder Vermieter. In dieser Phase erhalten Sie von verschiedenen Personen detaillierte Informationen über zahlreiche Büroflächen. Das kann schnell unübersichtlich werden und zu Chaos führen.

  3. Besichtigen Sie die Büroflächen
    Sobald Sie einige Objekte in die engere Wahl gezogen haben, sollten Sie sich die Büroflächen zur Miete vor Ort anschauen. 

  4. Internes Stakeholder-Management
    Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der einzubeziehenden Stakeholder kann dieser Prozess mehr oder weniger aufwendig sein. Die verantwortliche Person muss alle Informationen zusammenfassen und sie ihren Vorgesetzten vorlegen, damit diese die zu mietende Bürofläche kennenlernen und die richtige Entscheidung treffen können.

  5. Verhandlung
    Es gibt viele Themen, die mit dem Vermieter besprochen werden müssen, wenn der Mieter eine Bürofläche für einen langen Zeitraum, d.h. mehr als 5 Jahre, mieten will. Von den Innenräumen bis zur Infrastruktur werden alle Details besprochen und verhandelt, auch welche Kosten anfallen und wer diese zu tragen hat. Während dieses Prozesses sind in vielen Fällen die Makler stark beteiligt, um das bestmögliche Geschäft für ihren Kunden zu erzielen.

  6. Bürokratie und Verträge
    Wenn die Verhandlungen abgeschlossen sind, warten auf den Mieter weitere Überprüfungen seitens des Vermieters und Dokumente, die von Anwälten finalisiert werden, bis der Mietvertrag der Bürofläche unterzeichnet werden kann.

 

Jeder, der schon einmal ein Büro gesucht hat, kennt die Erfahrung, dass diese Schritte klar und simpel erscheinen, sie aber voller Schwierigkeiten und Fallen stecken können. Ophigo erleichtert Ihnen die Suche und bietet einen komplett neuen, kundenzentrierten Service, der sich an den Interessen des Mieters und nicht an denen des Vermieters orientiert, damit Sie schnell und einfach eine neue Bürofläche mieten können.

 

Bevor wir mit Ihnen die Suche nach einem neuen Büro starten, klären unsere Berater mit Ihnen einige Fragen in einem persönlichen Gespräch. 

 

Wenn Sie als Mieter mit Ophigo zusammenarbeiten, bleibt die Anzahl der Schritte zwar gleich, Sie haben aber mit viel weniger Ansprechpartner von verschiedenen Parteien zu tun. Ophigo übernimmt die Aufgabe, den gesamten Markt zu scannen und Ihnen die richtigen Angebote zur Verfügung zu stellen. So haben Sie nur einen einzigen Ansprechpartner: Ihr Ophigo-Berater. Er wird jede Ihrer Anforderungen berücksichtigen und eine detaillierte Analyse vornehmen und die am besten geeigneten Büros unserer Immobilienpartner finden. So sparen Sie sich den Zeitaufwand um mit verschiedenen Maklern und Vermietern parallel zu kommunizieren.

 

So funktioniert Ophigo

 

Sie erhalten einen genauen Überblick über die von Ihnen in die engere Wahl gezogenen Büroflächen und werden mit allen relevanten Informationen über die Objekte versorgt. 

 

Als Mieter können Sie auch unseren Nutzerbereich benutzen, um die Büroflächen mit den Beteiligten in Ihrem Unternehmen abzustimmen. Dabei erhalten Sie einen personalisierten Link, der alle ausgewählten Objekte auflistet. Diesen Link können Sie direkt über die Plattform mit Ihren Kollegen teilen. Die anzumietenden Büroflächen können Sie schon mit Kommentaren versehen, auf die die Kollegen wiederum antworten können. Mehr darüber können Sie hier lesen

 

Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, übernimmt Ophigo die Koordination zwischen Ihnen und den Vermietern für die Besichtigungstermine und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Auch bei den Besichtigungen begleitet Sie Ihr Ansprechpartner.

 

Außerdem unterstützt Ophigo Sie dabei, das beste Angebot auszuhandeln, indem wir Ihnen helfen, die Bedingungen und Preise für die Anmietung der Büroflächen zu verstehen und so die ideale Bürofläche zu mieten. (Wir führen keine Rechtsberatung durch, aber unterstützen Sie dabei, den bestmöglichen Vertrag auszuhandeln.)

Zusätzlich vermitteln wir Ihnen bei Bedarf weitere Partner für alle Dienstleistungen rund um Ihren Büroumzug, zum Beispiel für die Büroeinteilung und -gestaltung oder die Möblierung.

 

Sie können also sicher sein, dass Sie mit Ophigo in diesem langwierigen Prozess der Büroanmietung eine fachkundige Beratung zur Seite stehen haben. 

 

 

 

Sie suchen aktuell nach einem Büro?

Wir helfen wir Ihnen gerne weiter.
Ophigo ist eine Plattform, die Unternehmen unterstützt, ihr nächstes Büro zu finden. 

Senden Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an unter +49 69 120 063 399.

 

 

Photo by Maksym Kaharlytskyi on Unsplash