Die effiziente Nutzung eines kleinen Bürogebäudes

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Büroräume sind teuer. Für viele Unternehmen können Mietkosten einen beträchtlichen Teil ihrer Ausgaben ausmachen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie kleine Bürogebäude effizient nutzen können.

Büroräume sind teuer

Für viele Unternehmen können Mietkosten einen beträchtlichen Teil ihrer Ausgaben ausmachen. In einer Stadt wie Frankfurt ist es beispielsweise ganz normal, dass eine Firma mit monatlichen Kosten in Höhe von 25 Euro pro Quadratmeter rechnen muss und dabei 15 Quadratmeter pro Person zur Verfügung stellt. Das entspricht jährlichen Kosten von 25x15x12 = 4500 € pro Person, allein für das Bürogebäude. Wie Sie Ihre benötigte Bürofläche genau berechnen, erfahren Sie hier.

 

Während des Corona-Virus haben jedoch viele Firmen erkannt, dass ihre Teams effektiv von zu Hause aus arbeiten können. Das bedeutet wiederum, dass vor allem große Unternehmen nun auch kleinere Flächen oder kleinere Bürogebäude nutzen können.

 

Mit einer intelligenten Raumaufteilung und einer Hot-Desking Policy ist es möglich, recht viele Menschen in einem kleinen Bürogebäude zu platzieren, ohne es zu überfüllen. Ein Beispiel: Sie mieten ein kleines Bürogebäude, das bisher nur 11 Personen Platz bot und richten es für ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitern neu ein. 

 

So funktioniert’s: 

1. Wenn Sie ein kleineres Bürogebäude nutzen wollen, sollten Sie persönliche Schreibtische abschaffen.

Wenn die Mitarbeiter gerne die Hälfte der Zeit von zu Hause aus arbeiten, kann jeder Arbeitsplatz geteilt werden, sodass Sie nicht einen Schreibtisch pro Person benötigen. Das heißt, dass sich zum Beispiel zwei Personen einen Schreibtisch teilen können, wodurch sich die Anzahl der benötigten Arbeitsplätzen bereits halbiert. Dieses Prinzip nennt man auch Hot-Desking.

 

Um sich einen Schreibtisch zu teilen, muss jedes Teammitglied darauf achten, dass es den Schreibtisch nicht "besetzt", wenn er oder sie nicht da ist. Damit dies funktioniert, benötigt es Stauraum für persönliche Gegenstände sowie geeignete Hardware. Jeder Mitarbeiter sollte die gleichen Monitore, Tastaturen, Mäuse usw. bekommen, damit alle Geräte an jedem Arbeitsplatz genutzt werden können.

 

Das spart extrem viel Platz und macht die effiziente Nutzung eines kleinen Bürogebäudes möglich.

 

2. Schaffen Sie gemeinsame Arbeitsbereiche.

In Firmen, die eine weitgreifende Homeoffice-Regelung leben, ist es trotzdem oft üblich, dass die Teams für gemeinsame Termine oder Projekte vor Ort im Bürogebäude zusammenkommen. Ein Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Menschen bei aktiver Zusammenarbeit tendenziell näher zusammen sitzen, als bei individueller Arbeit. Das bedeutet, dass man in einem kleinen Büroraum, in dem früher nur 4 Personen Platz hatten, jetzt Raum für die Zusammenarbeit von 8 Personen hat.

 

In den untenstehenden 3D-Beispielen sehen Sie, dass Sie kleine Büroräume so viel effizienter nutzen können: Ein Raum, der zuvor als 11-Personen-Büro genutzt wurde, kann für die Nutzung von bis zu 28 Personen eingerichtet werden, wenn Ihr Unternehmen Hot-Desking und eine starke Homeoffice-Politik anwendet. Dasselbe Prinzip trifft auf ein Büro für 28 Personen zu, das dann bis zu 40 Mitarbeitern Platz bieten kann.

 

Aufteilung des Bürogebäudes für 11 Arbeitsplätze:
https://www.roomle.com/t/planner?mode=2D&id=fseuergniolj185690ve7mn31ip93cz&shared=1

 

Umwandlung desselben Büros für bis zu 28 Arbeitsplätze:

https://www.roomle.com/t/planner?mode=2D&id=ftimm112bq0baz7pbf5jqdtm8ups4vlh&shared=1

3. Nutzen Sie flexible Besprechungsräume.

Viele Besprechungsräume eines Unternehmens stehen die meiste Zeit leer. Wenn Sie versuchen Platz zu sparen und Ihr Unternehmen in ein kleines Bürogebäude unterzubringen, können Sie je nach Bedarf auf externe, buchbare Besprechungsräume zurückgreifen. Es gibt Firmen wie z.B. Share your Space und Meetio, die Ihnen bei der Suche nach einem geeigneten Raum helfen. Auf diese Weise brauchen Sie keinen Büroraum einzuplanen, der nur selten genutzt wird. 

 

4. Ziehen Sie ein flexibles Büro über einen Coworking-Anbieter in Betracht.

Bei Ophigo empfehlen wir diese Option unseren Kunden oft. In einem sogenannten Coworking-Space, wie z.B. über WeWork oder Spaces, müssen Sie viel weniger Quadratmeter pro Mitarbeiter anmieten und können Ihr Unternehmen in einem viel kleineren Bürogebäude unterbringen, da alle Bereiche, die nicht direkt zum Arbeiten gedacht sind, gemeinsam genutzt werden. Korridore, Fahrstühle, Empfang, Küchen und Besprechungsräume werden von allen Mietern gemeinsam genutzt und so müssen Sie diese Fläche nicht in Ihren Berechnungen für die benötigte Bürofläche inkludieren. Das bedeutet dann, dass Sie eine viel höhere Dichte pro Quadratmeter haben können. Allerdings kann diese Option jedoch teurer sein. Wenn Sie also versuchen, kostengünstig zu mieten, könnte dies nicht die richtige Lösung für Sie sein. Wir beraten Sie gerne bei der Suche nach dem passenden Bürogebäude! 

 

Ein Großteil der erläuterten Maßnahmen beinhaltet, Hot-Desking in Ihrem Unternehmen einzuführen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, finden Sie in diesem Blogartikel detaillierte Informationen zur Einführung und Umsetzung.

 

 

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