7 Insidertipps, wie Sie das richtige Büro finden

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Wer beschlossen hat, für das eigene Unternehmen nach neuen Räumlichkeiten zu suchen oder einen Umzug mit einem Unternehmen plant, hat wohl schon die Erfahrung machen müssen, dass die Bürosuche alles andere als eine geeignete Aufgabe für einen Nachmittag ist. Die Bürosuche kann sich, ganz im Gegenteil, schnell als ungeahnt langwieriges und aufwendiges Projekt entpuppen. 

 

Wir wollen Ihn den Einstieg in die Bürosuche erleichtern! 

 

Wir haben 7 Insidertipps als Starthilfe für Ihre Bürosuche vorbereitet, die Sie davor bewahren, wichtige Kriterien zu vergessen. Schließlich suchen Sie bei einer Bürofläche nach einer Niederlassung, die zu Ihren Anforderungen, Ihrem Budget und vor allem zu Ihrem Unternehmen passt. 

 

1. Marktberichte und übliche Miethöhen

2. Informationen zu geplanten Baumaßnahmen

3. Detaillierte Nebenkosten 

4. Besprechung nutzbarer Bereiche

5. Umbaumöglichkeiten und geplante Sanierungsarbeiten

6. Flexibilität absichern

7. Konkurrenzschutz

Fazit

 


 

1. Marktberichte & übliche Miethöhen

Um möglichst genaue Kenntnis von dem Standort des Büros zu erhalten, kann es sich lohnen, Kontakt zu den örtlichen Kammern aufzunehmen und dort Marktberichte anzufragen und Informationen über die üblichen Miethöhen einzuholen. 

 

Diese Informationen von unabhängigen Dritten machen Angebote vergleichbar und können so als Entscheidungsgrundlage genutzt werden.

2. Informationen zu geplanten Baumaßnahmen

Wenn ein Objekt in die nähere Auswahl rückt, sollten auch Faktoren bedacht werden, die die unmittelbare Umgebung betreffen. 

 

Die Freude über ein Büro in Bestlage kann schnell kippen, sollte sich herausstellen, dass bald die Hauptverkehrsstraße wegen Reparaturarbeiten für ein Jahr gesperrt wird oder direkt vor der Haustür des Büros der mehrjährige Bau eines Wolkenkratzers geplant ist.

 

Bei den Versorgungsbetrieben und der Stadtverwaltung  können Informationen zu den geplanten Baumaßnahmen eingeholt werden, wodurch ernüchternde Überraschungen vermieden werden können.

3. Detaillierte Nebenkosten 

Dass die Anmietung von Büroräumen mit verschiedenen laufenden Kosten verbunden ist, ist kein Geheimnis. Die Nebenkosten von Gewerbeimmobilien werden von einziehenden Unternehmen oft nicht genauer unter die Lupe genommen und verursachen ungeahnte finanzielle Einschnitte. Um das zu vermeiden, sollten vorab Informationen zum energetischen Zustand des Gebäudes eingeholt und ein prüfender Blick auf die im Mietvertrag eingeschlossenen und zusätzlich anfallenden Nebenkosten geworfen werden. 

 

Grundsätzlich werden die Nebenkosten von dem Vermieter getragen, jedoch werden diese auf die Mieter umverlegt. Besonders genau sollten die jeweiligen Verteilerschlüssel betrachtet werden, die Auskunft darüber geben, ob die Kosten entsprechend dem Verbrauch oder den Quadratmetern zu tragen sind. 

 

Die Kosten für die Heizung und die Warmwasserversorgung sind immer anteilig verbrauchsabhängig zu erfassen, auch wenn sie über den Mietvertrag pauschal abgerechnet werden.

 

Besonders sollte darauf geachtet werden, ob bestimmte Versicherungen bereits innerhalb des Mietvertrages abgedeckt sind oder der Mieter diese separat abschließen muss. Auch Kosten für Nachtwächter, Empfangspersonal, Hausmeister und Gartenpflege werden auf die Mieter verteilt. 

 

Die Grundkenntnis über die Nebenkosten kann Ihnen dabei helfen nachzuvollziehen, was ein Büro wirklich kostet. 

4. Besprechung nutzbarer Bereiche

Neben den eigentlichen primären Miet- und Lagerräumen sollten mit dem Vermieter auch weitere nutzbare Flächen und Bereiche abgeklärt werden. Darunter können bspw. Hauswände für Außenwerbung oder die Nutzung von Eingangsbereichen für die Anbringung von Schildern fallen. Im Falle von Außenwerbung sollten alle getroffenen Vereinbarungen sowie die genaue Art und Größe der Werbung in den Mietvertrag aufgenommen werden.

5. Umbaumöglichkeiten und geplante Sanierungsarbeiten 

Gerade bei längeren Mietverträgen und der möglichen Expandierung des Unternehmens sollten Erweiterungs- und Umbaumöglichkeiten bedacht werden. Da Gewerbemietverträge weitestgehend frei gestaltet werden können, gilt nur, was auch im Vertrag steht und jede Eventualität sollte vertraglich festgehalten werden. 

 

Auch vermieterseits kann es Vorhaben zur Umgestaltung oder Pläne zur Investition geben. Daher sollten beide Parteien genau absprechen, wie Sie die Nutzung und Erhaltung des Gebäudes während der Mietdauer gestalten wollen und auch diese Möglichkeiten in den Vertrag aufnehmen. Insbesondere vom Vermieter geplante Maßnahmen können zu einer Mieterhöhung führen, was sich innerhalb der Mietanpassungsklausel wiederfinden sollte. 

6. Flexibilität absichern

Wenn Sie ein Objekt in die nähere Auswahl nehmen, sollten Sie auch überlegen, wie Sie die Flächen nutzen können, wenn Ihr Unternehmen sich anders entwickeln sollte, als geplant. Ungeahnte Entwicklungen können neben einem Rückgang der Umsätze und somit eine Reduzierung des Personals, aber auch  starkes Wachstum oder die Erweiterung des angebotenen Portfolios sein.

 

Können Sie die Räumlichkeiten umgestalten und anpassen, wenn es Ihr Unternehmen erfordert? Wäre es vermieterseits möglich, einen Untermieter aufzunehmen, sollten Sie in Zukunft nicht die gesamte Fläche benötigen? Wäre Ihr Vermieter zu einer früheren Entlassung aus dem Mietvertrag bereit, wenn Sie einen Nachmieter vorschlagen? All diese Überlegungen sollten möglichst detailliert innerhalb des Mietvertrages festgehalten werden.

7. Konkurrenzschutz

Bei dem Konkurrenzschutz handelt es sich in der Regel um eine Klausel, die den Vermieter dazu verpflichtet, innerhalb eines bestimmten Geltungsbereiches (Gebäude o. Grundstück) branchengleichen oder -ähnlichen Unternehmen keine Mieträume zu vermieten, zu bauen oder sich an deren Bau zu beteiligen. Dafür ist es allerdings notwendig, dass der Mietzweck des Mieters im Mietvertrag möglichst genau formuliert wird. 

Fazit

Die Suche nach einer geeigneten Gewerbeimmobilie ist sicherlich keine einfache Aufgabe, aber mit der richtigen Herangehensweise kann sie erleichtert werden. Mit einem strukturierten Vorgehen können Sie sich Zeit und Nerven sparen und sowohl relevante Umgebungsfaktoren, als auch die vertraglichen Regelungen mit Ihren Vorstellungen abgleichen. So können Sie sich versichern, dass Sie die richtige Strategie bei der Bürosuche verfolgen und möglichst bald in Ihr neues Büro einziehen können. 

 

Mehr davon? 

 

Lesen Sie hier nach, worauf Sie bei der Bürosuche achten sollten. 

 

 

Photo by Austin Distel on Unsplash

 


 

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