5 Typische Fehler bei der Bürosuche

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Für viele Unternehmen ist die Bürosuche unbekanntes Terrain. Insbesondere junge Unternehmen, die in kurzer Zeit stark wachsen, suchen oftmals kurzfristig nach passenden Räumlichkeiten, um das Team an einem Ort zu vereinen. Dabei bleiben einige wichtige Faktoren jedoch häufig außer Blickweite des Unternehmens, wodurch sich die Suche verzögern kann. Fünf der häufigsten Fehler und wie man diese vermeiden kann, haben wir zusammengefasst.

 

1. Vom Ist-Zustand ausgehen 

Wenn Unternehmen nach einem neuen Büro suchen, gehen sie meist von dem aktuellen Zustand des Unternehmens zur Planung der Mitarbeiterzahl aus. Auch wenn es gegen die intuitive Logik zur Festlegung der gewünschten Bürogröße spricht, sollten Sie jedoch besser die mittelfristige oder sogar die langfristig geplante Entwicklung des Unternehmens als Referenz wählen.

 

Wenn Sie planen, im nächsten Jahr Ihre Mitarbeiterzahl um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen, sollten die Kapazitäten Ihres neuen Büros dies auch ermöglichen. Diese Überlegung ist vor allem vor dem Hintergrund wichtig, dass die Mietdauer von vielen Büroräumlichkeiten auf mehrere Jahre festgesetzt ist und Sie dementsprechend eine bestimmte Zeit an die Räumlichkeiten gebunden sind. 

2. Keine Vorstellung von den aktuellen Preisstrukturen

Um die vorliegenden Angebote besser vergleichen und beurteilen zu können, ist es unabdingbar sich einen grundlegenden Überblick der aktuellen Marktsituation zu verschaffen. Für die Zusammensetzung des Preises sind neben Lage, Größe, Modernität und Anbindung viele weitere Faktoren entscheidend.

 

Daraus ergibt sich, dass Büros in Bestlagen mit modernen Räumlichkeiten i.d.R. teurer sind als jene, die in Randzonen oder Vororten von Städten zu finden sind. Daher sollten Sie sich vor der Suche bewusst machen, was Sie für Erwartungen an Ihr zukünftiges Büro herantragen und wie diese mit Ihren Preisvorstellungen zusammenpassen. 

 

Zudem hängen auch die Gewerbesteuersätze von der Lage ab und können stark variieren. Diese haben ebenfalls einen großen Einfluss aus die Gesamtkosten für Ihr Unternehmen. Wie sich dieser Steuersatz zusammensetzt erfahren Sie hier.

3. Ab ins Zentrum!

Viele Unternehmen suchen intuitiv nach Büros im Stadtkern. Dabei werden aber viele bedeutsame Faktoren wie die möglicherweise mangelnde Stellplätze außer Acht gelassen. Eine gute Anbindung Ihres Büros bringt Ihnen vor allem dann die meisten Vorteile, wenn Sie häufig mit Lieferanten zu tun haben oder Geschäftspartner Sie aufsuchen. Wenn dem so ist, sollte ein wichtiger Faktor bei der Auswahl die Nähe des Büros zum Autobahnnetz sowie das Vorhandensein von Parkplätzen sein.

 

Unternehmen, die gerade in einer größeren Wachstumsphase sind und schnell neue Mitarbeiter gewinnen wollen, legen teilweise mehr Wert auf eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und verzichten im Gegenzug zu einer zentralen Lage auf eigene Stellplätze.  

4. Zu hohe Erwartungen 

Wenn Sie an Ihr neues Büro denken, sollten Sie im Kopf behalten, dass unter Umständen mehrere Unternehmen mit ähnlichen Vorstellungen an die Bürosuche herantreten. Insbesondere in Wirtschaftszentren wie Frankfurt sind Büroräume daher hart umkämpft.

 

Wie bei viele anderen unternehmerischen Entscheidungen gilt deshalb bei der Bürosuche die Regel: Die Anforderungen und das Budget müssen zusammenpassen. Daher sollten Sie von Anfang an realistisch an die Suche herangehen und Ihre Anforderungen priorisieren. Dabei kann es helfen, alle relevanten Faktoren anhand des optimalen Büros durchzugehen und dann eine Rangliste nach Wichtigkeit der einzelnen Kriterien aufzustellen. So können Sie, wenn Sie erste Angebote miteinander vergleichen, besser einschätzen, auf was Sie verzichten könnten, wenn dafür andere, höher priorisierte Ansprüche gegeben sind.  

5. Einzug ins neue Büro? Am besten gestern!

Der Faktor Zeit ist einer der Punkte, der am häufigsten unterschätzt wird. Während es bei der Wohnungssuche in Einzelfällen zu spontanen Umzügen kommen kann, bedürfen Umzüge von Unternehmen eher einer längeren Planung. Je nach Unternehmensgröße und den Gegebenheiten des aktuellen Büros müssen mitunter längere Kündigungsfristen eingehalten und die Planung mithilfe von Umzugsunternehmen geplant werden.

 

Neben den Klärungen für die alten Räumlichkeiten kann es auch sein, dass die neuen Räumlichkeiten noch nicht Ihren Anforderungen entsprechen und noch Umbau- bzw. Sanierungsarbeiten ausgeführt werden müssen. In diesem Fall sollten Sie mit den betroffenen Parteien genau absprechen, welche Bedeutung das für die weitere zeitliche Planung Ihres Umzuges hat. Generell gilt jedoch bei der Bürosuche: Je früher man mit der Suche beginnt, umso stressfreier wird der Prozess. 

Fazit: 

Direkt zu Beginn der Bürosuche sollten Sie sich darüber klar werden, welche strukturellen (und vor allem personellen) Entwicklungen in der Zukunft auf Ihr Unternehmen zukommen könnten und diese bei der Planung Ihrer räumlichen Kapazitäten berücksichtigen.

 

Bereits vor Beginn der Suche sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie Ihre preislichen Vorstellungen und Ihre Anforderungen in Einklang bringen. Dabei ist es hilfreich, sich einen Überblick über die aktuellen Preisstrukturen der jeweiligen Stadt zu verschaffen und die bedeutendsten Kriterien für das neue Büro zu formulieren. Unabhängig von Ihren Anforderungen sollten Sie für den Zeitraum vom Beginn der Bürosuche bis zum Einzug in ein neues Büro ausreichend Zeit einplanen, weil mitunter mehrere Parteien von der Planung abhängen.